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Tipps zur Verwendung der Berechnungsvorlagen

MS Excel-Versionen

Die in diesem Internetangebot verfügbaren Berechnungsvorlagen sind so genannte "Mustervorlagen" für MS Excel. Unterstützt werden die Versionen MS Excel 2007, 2010 und 2013 / 365.

Download

Grundsätzlich gilt für alle Vorlagen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hyperlink der jeweiligen zum Download angebotenen Datei. Im Kontextmenü wählen Sie dann "Ziel speichern unter" und speichern die Datei auf Ihrem PC ab.

Sofern es sich um Berechnungsvorlagen für MS Excel handelt, sollten Sie die heruntergeladene Datei (*.xltx) in dem Ordner speichern, der die Mustervorlagen für Ihre Excel-Installation enthält. Dies hat den Vorteil, dass Sie danach in Excel über "Datei, Neu" für jede neue Berechnung jeweils eine Kopie der heruntergeladenen Vorlage nutzen und nicht mit dem Original arbeiten. Außerdem können Sie so zentral Anpassungen der Vorlage (siehe unten) vornehmen, die für jede neue Berechnung gelten. 

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Anpassen der Vorlagen für den Ausdruck

Die Berechnungsvorlagen sind auf mehreren Standard-Druckern getestet und auf einen angemessenen Seitenrand eingestellt. Trotzdem kann es vorkommen, dass beim Ausdruck einer Berechnung eine zusätzliche Seite als weißes Blatt erscheint oder Ihr Drucker einen Seitenrand abschneidet.

Sie können die bei Ihnen gespeicherte Mustervorlage (siehe oben) wie folgt anpassen (hier am Beispiel von Excel 2013):

  • Öffnen Sie die Mustervorlage (*.xltx)

  • Klicken Sie auf das Menü "SEITENLAYOUT", dort auf "Seitenränder" und "Benutzerdefinierte Seitenränder":


  • Wählen Sie im folgenden Dialog die erste Registerkarte ("Papierformat") und stellen Sie im Abschnitt "Skalierung" die Option "Verkleinern/Vergrößern" um 5% kleiner ein, falls die vorgegebene Verkleinerung nicht ausreicht:



    Über den Button "Seitenansicht" können Sie die Einstellung prüfen. Falls immer noch eine Seite zu viel erzeugt wird, wiederholen Sie die vorstehenden Schritte und verkleinern die Einstellung um weitere 5%.

Bestätigen Sie den Dialog mit "OK" und klicken auf "Datei" und "Seitenansicht". Nun sehen Sie, ob der Ausdruck stimmt. Falls immer noch eine Seite zu viel erzeugt wird, wiederholen Sie die vorstehenden Schritte und verkleinern die Einstellung um weitere 5%.

Seitenränder anpassen

Falls Sie im gleichen Dialog die Seitenränder anpassen, bedenken Sie, dass ein ausreichend breiter linker Rand bleibt, Schließlich wollen Sie den Berechnungsausdruck auch in eine Akte heften und dann noch vollständig lesen können. Zu empfehlen sind 2,5 cm für den linken Rand.

 

Ausfüllen von Berechnungsvorlagen

In den Vorlagen für Kostenbeitragsberechnungen sollten Sie grundsätzlich jedes Feld beachten und prüfen, ob dort eine Eingabe notwendig ist.

Zwingend notwendig ist, dass Sie das Geburtsdatum des jungen Menschen und - sofern vorhanden - das Feld "Festsetzung ab" ausfüllen. An diesen Eingaben orientieren sich alle altersabhängigen Berechnungen. In den Vorlagen werden diese Pflichtfelder in der Regel gekennzeichnet:

 

Dropdown-Felder

Bei Dropdown-Feldern, also Feldern zum Aufklappen, in denen bei einer neuen Vorlage jeweils "Bitte wählen..." steht, müssen Sie sich für eine der Auswahlmöglichkeiten entscheiden.

Wenn Sie "Bitte wählen..." stehen lassen, funktioniert die Berechnung nicht!